Règles de communication et usage des locaux

Règles de communication

  • fréquence et rythme : traiter ses courriels dans un délai de 2 jours ouvrés (48 en semaine), au minimum en accusant réception et avisant que le courriel sera traité dans un délai plus long; pour toute information nécessitant une réaction dans un délai plus court, privilégier les communications orales  (face à face, téléphone) ou les SMS et autres messagerie instantanées (what’s app) ;

  • médias sociaux : sont utilisé pour promouvoir nos activités à l’externe, pas pour la communication interne, donc n’envoyer d’informations ou de message via facebook, Twitter ou Linkedin qu’auprès des personnes externe (clients, éventuellement fournisseur) l’ayant expressément demandé, et en aucun cas spontanément

  • supervision : aviser immédiatement la direction en cas d’impossibilité à atteindre ses objectifs (besoin de plus temps, de compétences tierces, d’orientations)

  • courriel: communiquer exclusivement via Thunderbird, toujours depuis le même ordinateur personnel ; copier tout échange de courriel, sans exception, aux délégués de la direction, en CC généralement, en cci lorsqu’il est inapproprié de faire savoir aux destinataires que la direction est en copie (exemple : réponse à un usager du site www.lasmala.org ne sachant pas comment faire techniquement pour s’inscrire sur le doodle)

  • sauvegarde des documents numériques : sauvegarder tous les documents numériques sur le serveur de back-up mis à disposition d’Ynternet.org pour le Cluster Ateliés.

  • négociations : quel que soit le besoin (délai, évaluation, conditions de coopération interne ou avec un client ou un fournisseur), invariablement négocier par oral toute requête (demande de RDV, demande de choix), puis confirme par écrit immédiatement après. Parfois, si nécessaire, envoyer d’abord les documents de support (exemple : plans, document) puis contacter la personne à solliciter pour traiter par oral de la question. Seule exception : les requêtes triviales à des personnes avec lesquelles la confiance est solidement établie (exemple : cher collègue, viens-tu ou non à la fête de Noël)

  • terminologie de gestion de projet : bien appliquer dans sa dialectique la distinction entre mission (à 3-36 mois, exemple “gérer le secrétariat et l’administration courante de l’association X), objectif SMART (mesurable, à réaliser sur 3 jours à 6 mois, exemple les courriers des fournisseurs et clients sont traités dans les délais nécessaires sous la supervision de la direction) et tache (à réaliser en 1 minute à 1 semaine, tel “le courrier x est posté dans les délai”; ou tache régulière telle *relever le courrier et le distribuer chaque jour”)

  • pour chaque tâche et objectif nouveau, toujours réunir les ressources

  • ne considérer les taches et objectifs comme acquis (donc se considérer comme apte à le réaliser sans supervision) qu’après avoir bien analysé le défi à relever, et après avoir le cas échéant posé les questions de vérification nécessaires afin d’assurer un résultat optimum

  • demander validation (quittance) au client (le client pouvant être un-e collègue) de toute prestation/tache/objectif, et obtenir cette validation formellement, avant de considérer cet prestation/tache/objectif

  • comprendre la différence entre maximum (sans nécessairement respecter des limites éthiques) et optimum (en respectant les limites éthiques), et appliquer l’approche optimale plutôt que maximale.

Règles d’usages de locaux et matériels

  • visionner la vidéo “welcome espace coworking”
  • utiliser les toilettes sèches en priorité
  • avant de partir, ranger et nettoyer sa place de travail et ses tasses/verres/assiettes
  • stocker les documents originaux exclusivement dans les casiers « à traiter » ou « à ranger » du bureau
  • aviser immédiatement la direction en cas de constat de dysfonctionnement technique (imprimante, ordinateur, frigo…)
  • pour éventuel stock de produit frais personnels, utiliser uniquement le grand frigo et écrire son nom au marqueur sur ses aliments personnels

Signature mails
utiliser invariablement la signature électronique correcte

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